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Modifié le13/02/2025/

Paramétrer la numérotation des documents

Fonctionnalité disponible depuis Paramétrages > Facturation > Numérotation des documents

Personnalisez le format de la numérotation de vos documents d’achats et vente.

Modifier le format de numération des documents d’achat et vente

Pour modifier le compteur d’incrémentation automatique, cliquer sur « Editer ».

Vous pouvez personnaliser le format de la numérotation de vos compteurs pour chaque type de document :

  1. Ajouter un préfixe alphanumérique
  2. Un séparateur de type « Tiret haut », « Tiret du bas », « Point » ou « Aucun »
  3. Le numéro à appliquer pour démarrer le compteur : Par exemple si vous appliquez « 15 », le prochain numéro appliqué au type de document sera de  « 00015 »
  4. La longueur du compteur : Par exemple si vous déterminez la longueur à 5 chiffres la présentation sera de « 00001 », pour 8 chiffres « 00000001 », et ainsi de suite.
  5. Le format. Sera actif lorsque les préférences de dates seront appliqués, sinon seul le compteur automatique sera présent. Voici les options proposées :
    1. Par défaut : Les dates sont complètes et séparées par le séparateur choisi. Par exemple : 2028-01-22
    2. Compact : Les dates sont complètes sans séparateur (format anglais). Par exemple : 20280122
    3. Format court : L’année est réduite au minimum. Par exemple : 280122
    4. Format compact avec le jour en premier : Les dates sont complètes sans séparateur (format français). Par exemple : 22012028
    5. Format court avec le jour en premier : L’année est réduite au minimum. (format français). Par exemple : 280128
  6. Ajouter l’année, le mois et le jour (Soit la date de creation pour les documents au statut « Brouillon » soit le jour de la finalisation pour la numérotation définitive)

Une fois la personnalisation effectuée, vous disposez du rendu de la prochaine numérotation

Numérotation des factures et avoirs « Brouillon »

Les factures et avoirs de vente au statut « Brouillon » bénéficient d’une numérotation provisoire. Leur numérotation définitive est attribuée lors de la finalisation.
Si des dates sont ajoutées au format du compteur, les dates prises en compte sont les suivantes :

  • Pour les factures et avoirs de vente au statut « Brouillon », la date de creation du document
  • Pour les factures et avoirs de vente finalisés (Qui ne sont plus au statut « Brouillon »), la date de finalisation du document

Cette fonctionnalité permet :

  • De pouvoir supprimer des documents à ce statut sans incidence sur la numérotation des documents finalisés.
  • De conserver l’intégrité légale d’une numérotation suivie et chronologique des documents, conformément au code général des impôts

Les autres types de documents de vente (Devis, Proformas, Bons de commande, Bons de livraison, Bons de retour) ne sont pas concernés par la numérotation « Brouillon », et une obligation de numérotation suivie et chronologique.

Sécurisation des numérotations

Afin de garantir une numérotation unique de vos documents, Gesti’up applique un algorithme de vérification, et un Identifiant unique à chaque document finalisé.

Cas spécifique : Import d’avoirs et factures issus d’applications tierces

Il vous sera possible d’importer des factures et avoirs soit via notre API ou depuis notre plateforme d’import.
Toutefois chaque document importé devra obligatoirement respecter les critères suivants :

  • Une date de document antérieure à la date du premier document finalisé sur l’application Gesti’up
  • Un numéro de document non généré par l’application Gesti’up

Conformément au code général des impôts (Article 242 nonies A), votre numérotation des factures et avoirs de vente finalisés doit être suivie et chronologique dans le temps au cours de votre exercice fiscal.

Il vous est possible de modifier le compteur automatique de numérotation des « Brouillon » quand vous le souhaitez, alors que le compteur des factures et avoirs finalisés, ne peut être modifié que lors d’un démarrage d’un nouvel exercice fiscal, avant finalisation d’un premier document en date de cet exercice.